Les missions du syndic
Ses prestations ordinaires :
1. d'exécuter et de faire exécuter les décisions prises par l'assemblée générale;
2. d'accomplir tous actes conservatoires et tous actes d'administration provisoire;
3. d'administrer les fonds de l'association des copropriétaires conformément à l'article 3.86, § 3;
4. de représenter l'association des copropriétaires, tant en justice que dans la gestion des affaires communes. Sous réserve de dispositions contraires dans le présent sous-titre, la correspondance recommandée est, à peine de nullité, adressée au domicile, ou à défaut, à la résidence ou au siège social du syndic et au siège de l'association des copropriétaires;
5. de fournir le relevé des dettes visées à l'article 3.94, § 2, dans les trente jours de la demande qui lui en est faite par le notaire;
6. de communiquer à toute personne occupant l'immeuble en vertu d'un droit personnel ou réel mais ne disposant pas du droit de vote à l'assemblée générale, la date des assemblées afin de lui permettre de formuler par écrit ses demandes ou observations relatives aux parties communes qui seront à ce titre communiquées à l'assemblée. La communication se fait par affichage, à un endroit bien visible, dans les parties communes de l'immeuble;
7. de transmettre, si son mandat a pris fin de quelque manière que ce soit, dans un délai de trente jours suivant la fin de son mandat, l'ensemble du dossier de la gestion de l'immeuble à son successeur ou, en l'absence de ce dernier, au président de la dernière assemblée générale, y compris la comptabilité et les actifs dont il avait la gestion, tout sinistre, un historique du compte sur lequel les sinistres ont été réglés, ainsi que les documents prouvant l'affectation qui a été donnée à toute somme qui ne se retrouve pas sur les comptes financiers de la copropriété;
8. de souscrire une assurance responsabilité couvrant l'exercice de sa mission et de fournir la preuve de cette assurance; en cas de mandat gratuit, cette assurance est souscrite aux frais de l'association des copropriétaires;
9. de permettre aux copropriétaires d'avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, de toutes les manières définies dans le règlement d'ordre intérieur ou par l'assemblée générale;
10. de conserver, le cas échéant, le dossier d'intervention ultérieure de la façon fixée par le Roi;
11. de présenter, pour la mise en concurrence visée à l'article 3.88, § 1er, 1°, c), une pluralité de devis établis sur la base d'un cahier des charges préalablement élaboré;
12. de soumettre à l'assemblée générale ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières;
13. de solliciter l'autorisation préalable de l'assemblée générale pour tout contrat entre l'association des copropriétaires et le syndic, ses préposés, ses proches, parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus, ou ceux de son conjoint jusqu'au même degré; il en est de même des contrats entre l'association des copropriétaires et une entreprise dont les personnes susvisées sont propriétaires ou dans le capital de laquelle elles détiennent une participation ou dans laquelle elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle, ou dont elles sont salariées ou préposées; lorsqu'il est une personne morale, le syndic ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l'assemblée générale, contracter pour le compte de l'association des copropriétaires avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital;
14. de tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l'assemblée générale et de transmettre aux copropriétaires, à première demande et au notaire s'il en fait la demande au syndic, dans le cadre de la transcription d'actes qui sont transcrits dans les registres du bureau compétent de l'Administration générale de la Documentation patrimoniale conformément à l'article 3.30, les noms, adresses, quotes-parts et références des lots des autres copropriétaires;
15. de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 3.86, § 3, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires;
16. de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.
Ses prestations complémentaires :
Ces prestations comprennent les opérations qui incombent au syndic en vertu de la loi et des statuts, mais pour lesquelles il est en droit de réclamer des honoraires complémentaires en raison de ce qu’elles :
ne se présentent qu’occasionnellement (catastrophes, litiges, sinistres, gros travaux, etc.) ;
ne se présentent qu’irrégulièrement (assemblées supplémentaires, etc.) ;
ne se présentent que du chef de la volonté de l’un des copropriétaires (mutations, recouvrements, litiges, etc.);
sont imprévisibles.
A savoir, sans que la présente liste ne soit limitative :
l’organisation d’une Assemblée Générale extraordinaire ou d’une seconde séance de l’Assemblée Générale;
l’organisation d’une Assemblée Générale d’une association partielle sans entité juridique distincte ;
l’organisation de réunions du conseil de copropriété au-delà de celles prévues au présent contrat;
la préparation et la gestion des dossiers litigieux à soumettre à un avocat ;
la représentation de la copropriété, en tant que maître de l’ouvrage, dans l’exécution de gros travaux;
la recherche et l’engagement de nouveau personnel lors d’une place vacante ;
les prestations résultant de l’obligation prévue par l’article 3.94, § 1, C. civ.;
La gestion financière
La bonne santé financière de votre copropriété repose sur une gestion rigoureuse, transparente et conforme à la législation. Depuis 2010, chaque copropriété est tenue de disposer de deux comptes bancaires distincts : un compte courant et un compte d’épargne.
Ces comptes sont approvisionnés via des appels de fonds.
1. Les provisions pour charges
Il s’agit des versements mensuels effectués par chaque copropriétaire.
💰 Elles couvrent les dépenses courantes (nettoyage, électricité, maintenance...) selon votre quote-part dans la copropriété.
📊 Elles sont calculées sur base du budget prévisionnel annuel.
2. Le Fonds de réserve
Le fonds de réserve est l’épargne de la copropriété, constituée pour anticiper les travaux importants ou frais imprévus liés à la vétusté de l’immeuble.
📆 Chaque année, l’assemblée générale vote un montant à cotiser.
💡 Important : votre quote-part reste acquise à la copropriété, même en cas de vente.
Il peut se décliner en deux types :
- Fonds de réserve général : pour des frais non encore déterminés
- Fonds de réserve particulier : pour des travaux identifiés et votés à l’avance
3. Le Fonds de roulement permanent
Il s’agit d’un fond de caisse de départ, généralement équivalent à trois mois de provisions.
💡 Objectif : permettre au syndic de faire face aux premières dépenses de l’exercice (assurances, entretiens, etc.), même en cas de retard de paiement de certains copropriétaires.
🔁 Cet appel de fonds n’est fait qu’une seule fois.
💸 Lors de la vente de votre lot, votre quote-part dans ce fonds vous est remboursée.